دانلود رایگان پرسشنامه میزان استفاده از فنون مدیریت زمان در انجام عملکردها

در شرایطی که ابزار بیشتری برای مدیریت زمان در اختیار داریم و فرآیندهای اداری ، کمتر دستخوش کاغذ و ملزومات غیر لازم قرار می گیرد ، مدیریت ضعف زمان را نمی توان پنهان نمود و اثر بخشی بیشتری مورد نیاز است . زیرا برای موفقیت بیشتر ، چه در زندگی شخصی و چه در زندگی حرفه ای، نیازمند بکارگیری راهبردهای مدیریت زمان می باشیم . این راهبردها برای استفاده بهینه از وقت تنظیم شده و به عنوان روشهایی برای پایش و کنترل زمان به کار می رود . با استفاده مؤثر از زمان می توان اهداف را مشخص و وظایف و فعالیت ها را برنامه ریزی و اولویت بندی نمود . با برنامه ریزی و اختصاص زمان ، درک افراد از زمان در دسترس ، افزایش یافته و در نتیجه می توانند از زمان خود به صورت هدفمند و سازمان یافته بهره مند شوند . اولویت بندی امور و اختصاص زمان مشخص به هر فعالیت ، موجب می شود وظایف گوناگون به موقع انجام گیرد . پس با استفاده از روش های مدیریت زمان ، بینش افراد در مورد نحوه استفاده از زمان بیشتر شده ، تخمین دقیق تری از مدت زمان لازم جهت انجام کارها به دست می آورند و در مجموع نتایج مبتدی حاصل می گردد . برخی نتایج حاصل از شیوه های مختلف مدیریت زمان عبارتند از :

– آماده سازی برای برنامه ریزی آگاهانه

– یادآوری در انجام امور

– سامان بخشیدن به افکار و فعالیت ها

– انجام امور در زمان تعیین شده

– ایجاد انگیزه لازم برای انجام کار

– متمرکز ساختن توجه فرد به اولویت ها

– جلوگیری از اتلاف وقت و امور غیر ضروری

– سرعت در پیشرفت و ارتقاء عملکرد شخصی

– کاهش فشار روزانه و در نتیجه افزایش سلامت روان

– افزایش کارایی ، سازماندهی و بهره وری

در مجموع با اجرای مدیریت زمان ، برنامه ریزی و پایش ، پیامدهای واقع بینانه تری حاصل می گردد و همه چیز به شکل مؤثرتر انجام می شود .

چند نکته کارساز در مورد مدیریت زمان که لازم است مدیران به آن دقت داشته باشند عبارتند از :

1- به دیگران قول 100% بدهید که کاری تا تاریخ معینی به اتمام خواهد رسید . قول دادن به دیگران در شما انگیزه ایجاد می کند .

2- در مطالعه مجلات ، به منظور صرفه جویی در وقت ، مقالات مورد نیاز خود را جدا کنید و برای مطالعه بعدی بایگانی کنید .

3- تندخوانی را یاد بگیرید تا بتوانید درمدت کوتاهتری مطالب بیشتری را مطالعه کنید .

4- هر فعالیتی در جهت تقویت انضباط فردی برای استفاده بهتر از وقت و مدیریت زمان باعث تقویت سایر اصول انضباطی نیز می شود .

5- با حذف تمام کارهایی که انجام آنها از اهمیت ناچیزی برخوردار است ، می توانید کارهای خود را با سرعت بسیار بیشتری به اتمام برسانید .

6- پیش از آن که یک مطلب را به طور کامل بخوانید ، با ورق زدن و مرور سریع مطالب ، سرعت خود را در خواندن کتاب بالا ببرید

7- از خواندن مطالب غیر ضروری خودداری کنید . اشتراک خود را با مجله ها و روزنامه هایی که به آنها نیاز ندارید، قطع کنید .

8- هنگامی که بسیار خسته اید ، به خانه آمدن و زود به خواب رفتن یکی از بهترین راه های استفاده از وقت است .

9- هر روز مقداری از وقتتان را به این اختصاص دهید که در مورد هدف های اصلی و واقعی خود و راه بهتری که از طریق آنها می توانید روز به روز به هدف های خود نزدیک تر شوید فکر و تأمل کنید .

10-رشد شخصیت ، عامل اصلی صرفه جویی در وقت است . هر قدر انسان برتری شوید با صرف وقت کمتری می توانید به هدف های خود برسید .

11-سعی کنید در تنظیم وقت ماهرانه عمل کنید .

12- همیشه برای انجام کارهایتان جدول زمان بندی شده داشته باشید و تمام کارها و قرار ملاقات ها را در آن بنویسید .

13- هر کاری که انجام می دهید در واقع دارید وقتتان را می فروشید . آن را ارزان نفروشید .

14- راهکارهای مدیریت زمان ، قدرت قضاوت ،پیش بینی ، اطمینان و انضباط فردی را افزایش می دهد .

15- مدیریت زمان ( تنظیم وقت ) بیش از هر چیز نیاز به انضباط فردی ، خویشتن داری و تسلط بر نفس دارد .

برای روشن شدن مطلب کافی است چند سؤال ساده را از خود بپرسید :

1- شما با کارهایی که دیگران مانند شما و یا بهتر از شما می توانند انجام دهند چه می کنید ؟

2- شما با کارهایی که وقت دیگران را هدر می دهند چه می کنید ؟

3- شما با کارهایی که وقت خود را هدر می دهید چه می کنید ؟

اگر شما جوابی برای این سؤالات ندارید ، یا بسیار کامل هستید که در نتیجه به این مدیریت احتیاجی ندارید ، یا اینکه با خودتان صادق نیستید .

در اینجا به هدر دهنده های وقت و دزدان زمان اشاره می شود . شما بدون فکر کردن زیاد می توانید مواردی را هم خود اضافه کنید .

مدیر موفق مدیری است که اتلاف کننده های زمان را می شناسد و با توجه به علم و تجربه ای که دارد در جهت کاهش یا حدف آنها اقدامات لازم را انجام می دهد .

برای آشنایی با اتلاف کننده های زمان کافی است به مطالب زیر دقت کنید :

تلاش بیش از حد در یک کار

تعلل کردن و پشت گوش انداختن

وقفه ایجاد کردن در میان یک کار

گوش ندادن

ناتوان بودن در گفتن “نه”

ناتوان بودن در تنظیم اولویتها

همه را در یک کار سهیم کردن

زیاد از حد به جزئیات توجه کردن

کم توجهی به مطالب اصلی

بی برنامگی

کم توجهی به کل کار و اهداف آن

انجام دادن یک کار جزء به جزء شده

کم توجهی به استراحت و آرامش که سبب ایجاد اشتباه و خستگی مفرط می شود .

روش کار کردن سازماندهی شده .

برای اینکه وقت شما و پرسنلتان برای مسائل حاشیه ای هدر نرود کافی است :

یک گزارش روزانه از کارهای خود داشته باشید و آن را بررسی کنید و آنالیز کنید تا ببینید وقت شما کجا هدر می رود . می توانید این گزارش را روی کاغذ داشته باشید و یا سخت افزارهای مربوطه (MS-OUTLOOK – LOTUS notes ) و یا نرم افزارهای(File Fex ) (I mate –palm ) استفاده نمایید . در مرحله بعد باید تصمیم بگیرید چگونه از وقت خود استفاده نمایید .

در وقت مشخصی ( معمولاً خیلی زود ) باید انجام شود = کار فوری

کار مهم = کار مشخصی ( شاید در وقت طولانی ) باید توسط شخص یا بخشی انجام شود که هر چه کار مهمتر باشد وقت آن طولانی تر و توجه به آن بیشتر می شود .

روش کار کردن معمولی

همیشه پیش خود فکر می کنیم که غافلگیر زمان می شویم و زمان آنطور که باید و شاید به ما اجازه نمی دهد کارهایی که در ذهن و شاید حتی در رؤیاهای خود می پرورانیم را به انجام برسانیم . همانطور که می دانید بهترین فرصت ها و یا بدترین آنها همیشه زمانی رخ می دهد که انتظار و آمادگیش را نداشته ایم . امیدوارم مقاله فوق راهکارهای مفیدی را جهت مدیریت زمان در مدیران ارائه داده باشد .