این پرسشنامه استاندارد از نوع فایل ورد و به همراه تمامی اطلاعات مربوط به نمره گذاری، تفسیر، و … در قالب جداول زیبا و آماده تکثیر ارائه گردیده است. پس از پرداخت موفق می توانید به صورت آنلاین اقدام به دانلود فایل مربوطه بپردازید.
هدف: شناسایی و اولویت بندی مشکلات مرتبط با نقش های شغلی در محیط شغلی
تعداد سوال: 8
شیوه نمره گذاری و تفسیر: دارد
روایی و پایایی: دارد
منبع: دارد
نوع فایل: word 2007
همین الان دانلود کنید
قیمت: فقط 1900 تومان
تغییر جایگاه شغلی و پست سازمانی، شتری است که در خانه هر کسی که برای دیگری کار می‌کند، می‌‌خوابد. فرقی هم نمی‌کند که یک کارمند جزء باشید یا مدیر رده بالا، شاگرد یک مغازه باشید ویا مستخدم یک شرکت خصوصی. به هرحال تغییر جایگاه شغلی برای همه پیش خواهد آمد. هدف ما در این سایت ارائه آموزش‌های لازم برای توسعه فردی و سازمانی است و در این مطلب می‌خواهیم به ارائه نکات مهمی در مورد تغییر جایگاه شغلی بپردازیم
حالت‌ها
تغییر جایگاه شغلی سه حالت دارد. اگر فرض بگیریم شما فردی هستید که این تحول در مورد او به وجود آمده است این حالات را می‌توان اینگونه شرح داد:
ارتقاء:
شما یک کارشناس هستید و تبدیل به مدیر می‌شوید. یا مدیر هستید و به مدیرکل تبدیل می‌شوید. در هر صورت سطح رتبه شما افزایش پیدا می‌کند. وظایفتان گسترده‌تر می‌شود، حقوقتان بیشتر می‌شود، افرادی هستند که تحت نظر شما فعالیت می‌کنند و شما اعمال مدیریت و نظارت می‌کنید.
تغییر به جایگاه موازی:
شما یک کارشناس هستید، مثلاً کارشناس روابط عمومی، و حالا به بخش دیگری منتقل می‌شوید ولی در همان رتبه و جایگاه قرار دارید. مثلاً می‌شوید کارشناس دبیرخانه. یا شاگرد نیمه وقت یک فروشگاه هستید و شیفت کاری شما تغییر پیدا می‌کند. سطح وظایف در حد همان کارشناس یا شاگرد است، مسئولیت‌تان بیشتر نشده، حقوقتان هم شاید تغییر چندانی نداشته باشد.
تنزل:
مدیر روابط عمومی بودید، حالا شدید کارشناس روابط عمومی. صاحب مغازه کسب کار خود بوده‌اید، حالا به علت تغییرات بازار و … تغییر شغل داده‌اید و الان شاگرد فرد دیگری هستید.
چرا تغییر جایگاه شغلی لازم است؟
این تغییر لازمه فعالیت و اشتغال است. اگر بخواهیم کل نگری کنیم، به هر حال هر کاری رشد و تنزل دارد و طبیعی است که افراد درگیر با آن هم به تبع ارگان خود، دچار تغییر و تجول خواهند شد. در مسیر حرکت و بالندگی هر شغل و سارمانی افراد هم رشد می‌کنند و هم به دلایلی از این رشد باز می‌مانند و عملاً تنزل می‌کنند.
مثلاً فرض کنید در یک شرکت به عنوان تایپیست استخدام شده‌اید. آیا تا آخر عمر باید یک تایپیست باقی بمانید؟ اگر فرد رشد پذیری باشید، قطعاً نه! رفته رفته پله‌های بالاتر را طی می‌کنید، از تایپست به کارشناس، بعد مسئول دبیرخانه، مدیر اداری، معاون اداری و … . برای کسی که در حال رشد است، محل توقف یا بازنشستگی قبل از ریسدنن به بالاترین جایگاه است، یا رسیدن به بالاترین جایگاه قبل از بازنشستگی.
از سوی دیگر افرادی هم هستند که درجا می‌زنند و نمی‌توانند با شرایط سازمان و یا شغل خود به خوبی کنار بیایند. اینها یک جایگاه را اشغال کرده‌اند که شاید صلاحیت حضور در آن را نداشته باشند. یا اینکه سازمان دچار چنان تغییر شگرفی به یکباره می‌شود که ظرفیت کاری افراد نمی‌تواند فاصله ایجاد شده را به یکباره پر کند، پس خود جایگاه تغییر شگرفی ایجاد کرده و باید یک نفر که از پس این جایگاه برآید، در رأس آن قرار گیرد.
قرارداد:
در این مطلب فردی که مورد تغییر جایگاه شغلی قرار می‌گیرد را کارمند می‌نامیم و کسی که جایگاه شغلی را تغییر می‌دهد، مدیر. لازم به ذکر است که این تعریف می‌تواند برای مشاغل آزاد همسان‌سازی شود (صاحب کار و شاگرد)
توجه:
۱) در این مقاله، بیشتر در مورد تغییر نوع سوم می‌خواهیم صحبت کنیم. یعنی وقتی جایگاه شغلی تنزل پیدا می‌کند. البته مواردی هم هستند که شامل رشد و تثبیت هم می‌شوند، ولی اکثراً در مورد تنزل جایگاه شغلی که چالش برانگیزترین حالت است، مصداق دارند.
۲) مخاطب این مطلب به طور مستقیم کسانی هستند که این تغییر را رقم می‌زنند و تصمیم گیرنده هستند. یعنی خودشان مورد تغییر جایگاه شغلی قرار نمی‌گیرند، بلکه فرد دیگری وجود دارد که می‌خواهند این تحول را در مورد او اعمال کنند و به اطلاع او برسانند. البته همگان از این مطلب می‌توانند استفاده کنند، چون در باز شدن ذهن تغییرپذیران موثر است و شاید هم در آینده خودشان در جرگه تغییر دهندگان قرار گیرند.
چگونه تغییرات را ایجاد کنیم
ایجاد تغییرات در مورد افرادی غیر از خودمان حقیقتاً کار بسیار ظریف و پیچیده‌ای است. واقعیتی وجود دارد و آن این است که متأسفانه بسیاری از تصمیم‌گیرندگان، به نتایج نهایی تصمیم خود فکر نمی‌کنند. به یکباره همه چیز را عوض می‌کنند و انتظار عالی‌شدن همه امور را دارند. ولی ظرافت‌ها را هم رعایت نمی‌کنند. اینجاست که بحران‌های درون مجموعه رشد می‌کند و روزی سر باز خواهد کرد.
یک نمونه موردی:
چند روز پیش شخصاً شاهد بودم در یک مجموعه اداری، فردی که مسئول روابط عمومی بود، فراخوانده شد و به یکباره، بدون هیچ مقدمه و پیش زمینه‌ای به او گفتند از جایگاه مسئول روابط عمومی به یک کارشناس تنزل درجه پیدا کرده است. دلیلش هم از دید تصمیم‌گیرنده موجه بود: بالاتر بودن مدرک تحصیلی مدیر جدید!
واقعیت این است که این یک دلیل موجه نبود و بیشتر به یک توجیه غیر منطقی شباهت داشت. اگر دلیل واقعی گفته می‌شد قطعاً اثربخشی بهتری داشت. درک شرایط آن روز آن کارمند برای دیگران سخت بود، چون مجموعه‌ای را ساخته، بعد افرادی وارد آن مجموعه شده‌اند، حالا آن افراد جدید، این فرد با سابقه بیشتر را تنزل جایگاه داده‌اند!
حال به شرح و بررسی نکات مهمی که هر مدیری باید به آنها توجه کند تا بتواند تصمیم درستی اتخاذ کند می‌پردازیم:
آیا لازم است؟ دلیل موجه دارد؟
آیا واقعاً این تغییر شغل و جایگاه ضرورت دارد؟ آیا لازم است؟ علت چیست؟ خطای کارمند؟ ارتقاء به یکباره جایگاه؟ رشد ناپذیری کارمند؟
دقت کنید که برای یک تصمیم خوب به دلایل خوب هم نیاز دارید. اگر ضرورت دقیقی برای این تغییر وجود دارد، با حفظ دیگر ظرافت‌ها و نگات بعد دست به اقدام بزنید، در غیر این صورت هم خود را در ذهن دیگر کازمندان خراب خواهید کرد و هم ضربه‌های سازمانی را متحمل خواهید شد. به هر حال دلایلتان موجه باشد، نه توجیهی.
با پست جدید سنخیت دارد؟
اگر فرد را برای تسویه جساب فرا می‌خوانید که هیچ، ولی اگر جایگاه دیگری برای او درنظر گرفته‌اید، بررسی کنید آیا این فرد با جایگاه جدید می‌تواند کنار بیاید؟ سنخیتی بین فرد و جایگاه جدید وجود دارد؟ کسی که تا الان مسئول حسابداری بوده نمی‌تواند به عنوان یک تایپیست فرد موفقی باشد. یا معاون اداری مالی یک شرکت ساختمانی به سرپرست کارگاه پروژه تنزل جایگاه پبدا کند.
برای سنجش این سنخیت باید چیزهای زیادی توجه کنید، مثل تجربه‌های قبلی کارمند، علایق او، تیپ شخصیتی و فردی او، موقعیت اجتماعی، وضعیت خانوادگی و … اگر اینها را درنظر نگیرید نمی‌توانید به درست بودن تصمیم خود اطمینان داشته باشید.
القاء آرامش
حفظ آرامش کاری در هنگام اطلاع رسانی در مورد تغییر شغل ضروری است. اگر فرد نداند که در جایگاه جدید، همان امکانات و دسترسی‌ها را خواهد داشت، دچار تشویش خواهد شد. از او اول تعریف کنید و محاسنش را یک به یک بگویید و صادقانه از آنچه را در اختیار خواهد داشت مطلعش کنید. به هر حال شما فرد را از جایگاهی بالاتر و با دسترسی‌های بیشتری به جایگاه پایین‌تری منتقل می‌کنید. فرد باید بداند چه چیزهایی در اختیار خواهد داشت.
امنیت شغلی را به خطر نیاندازید
فوق العاده مهم! اگر در مورد تیپ فکری افراد تحقیق کرده باشید لابد می‌دانید برخی افراد هستند که امنیت شغلی برایشان در درجه اول اهمیت قرار ندارد، برخی به عکس، تمام هم و غمشان حفظ امنیت شغلی‌شان است و حاضرند برای حفظ این امنیت به هر دستوری پاسخ مثبت بدهند.
حواستان باشد وقتی می‌خواهید جایگاه شغلی کسی را تغییر دهید، نکات لازم در مورد امنیت شغلی او را شرح دهید و او را در جریان کامل قرار دهید. این فرد اگر از آن دسته افراد باشد که اهمیت زیادی به حفظ امنیت شغلی‌اش می‌دهد، مطمئنش کنید که شغلش را از دست نخواهد داد. جا دارد در اینجا تغییرات حقوق وی را هم یادآور شوید و ذهن او را تا دریافت اولین حقوق بعد از تغییر دستخوش اضطراب و استرس قرار ندهید.
قصدتان خسته کردن مستخدم نباشد
ببخشید این عبارت را به کار می‌برم، ولی برخی از مدیران واقعاً مریض هستند! یک نفر را که به هر دلیلی نمی‌خواهند، جایگاهش را تغییر می‌دهند. در فواصل زمانی کوتاه، چند بار او را جابجا می‌کنند و عرصه را آن قدر بر او سخت و تنگ می‌کنند که کارمند مجبور شود از آن شغل اسعفا دهد و یا با خفت در جایگاه کم ارزشی قرار گیرد. این روش غیر اخلاقی برای کسانی که امنیت شغلی را دوست دارند شاید جواب دهد، ولی برای کسانی که عزت نفسشان مهم‌تر است، نه،
جدای از اینکه این کار به شدت غیر اخلاقی است، فرهنگ سازمانی را به شدت خراب خواهد کرد و آسیب‌های متعددی به مجموعه شما خواهد زد. ضمن اینکه شاید شما فرد را نشناخته باشید و او آن قدر محکم باشد که استقامت کند و به طور غیر مستقیم به مقابله با شما بپردازد. آن وقت این شما هستید که ضربات جبران ناپذیری را می‌خورید، چون نمی‌دانید از کجا و توسط چه کسی آسیب می‌بینید و دستتان هم بسته خواهد بود.
متأسفانه از این دست کارهای غیر اخلاقی بسیار دیده‌ام و دیده‌اید.
حتماً قبلاً صحبت کنید
شما به عنوان مدیر برای بالا بردن بهره‌وری مجموعه تحت امرتان دست به این تغییر می‌زنید، ولی اگر این تغییر را قبل از اعمال به اطلاع او نرسانید، نتیجه متضاد دریافت خواهید کرد. کارمندی که بداند ده روز دیگر باید جایش را فرد دیگری بدهد، هم خود را آماده می‌کند و هم تعامل بهتری با فرد جدید می‌تواند داشته باشد.
یک دوره گذار در هر تغییری وجود دارد، مدت این دوره باید معقول باشد تا بهره‌وری افراد و سازمان به یکباره افت نکند. در جریان فرار دادن کارمند می‌توان به ساخت یک دوره گذار خوب کمک کند.
علاوه بر این وقتی پیش از تصمیم‌گیری نهایی با فرد صحبت کنید،ممکن است یک مشاوره عالی را برگزار کنید. شاید جزئیاتی وجود داشته و شما اصلاً به آنها فکر هم نکرده‌اید.
تحت تأثیر دیگران تصمیم نگیرید
برخی از افراد تحت نفوذ دیکران هستند. حرفهای یک سری افراد را به راحتی می‌پذیرند و به طور غیر مستقیم در مسیر خواسته‌های آنها قرار می‌گیرند. شما به عنوان یک مدیر باید حواستان باشد به خاطر درگیری و دعوای شخصی دو نفر، تحت تأثیر یکی از آنها، دیگری را تنبیه نکنید.
شاید ظاهر دلسوزانه دوست یا کارمندی که شما را ترغیب می‌کند فرد را از جایگاهش تنزل دهید، پوششی باشد برای پنهان کردن سوء استفاده‌هایی که می‌شود. به زیرآب‌زن‌ها نباید اعتماد کنید.
اگر ممکن است، دست کارمند را باز بگذارید
حال که تصمیم گرفتید شخصی را از جایگاهش بردارید، در صورت امکان چند جایگاه جدید را به او پیشنهاد دهید و دستش را برای تصمیم‌گیری باز بگذارید. اگر این کار امکان داشته باشد و این عمل را انجام دهید، هم آرامش را به کارمند القاء کرده‌اید، هم خودتان را فردی موجه و دلسوز و در عین حال قاطع نشان داده‌اید و هم اینکه فرد می‌تواند جایگاهی که متناسب بیشتری با خودش دارد را انتخاب کند که برای افزایش سطح عملکردش بسیار کارایی خواهد داشت.
فردی که از دید مستخدم مسئول است صحبت کند
شاید کمی گنگ به نظر می‌رسد، ولی در مجموعه‌هایی که به هم ریختگی تشکیلاتی وجود دارد، بین مدیر، و کسی که از دید کارمند مدیر است تفاوت وجود دارد. این مشکل بیشتر به خاطر وجود مدیران میانی ضعیف به وجود می‌آید.
حالا فرض کنید شما مدیر کل هستید، یک مدیر میانی نسبتاً ضعیف دارید و قصد دارید یک کارمند را جابجا کنید. در این شرایط برای اینکه فضای سازمان دچار تشویش نشود و کارایی افراد تحت تأثیر قرار نگیرد، بهتر است قدری سلسله مراتب را درنظر نگیرید و خودتان موضوع را با کارمند درمیان بگذارید.
قاطع بودن و قدرت بیشتر شما نسبت به آن مدیر میانی ضعیف، جلوی حرف و حدیث‌ها را خواهد گرفت. اگر به هر دلیل نخواستید خودتان رأساً وارد گود شوید، لااقل نکته بعدی را رعایت کنید:
فردی که صحبت می کند اختیارات لازم را داشته باشد
به هنگام اطلاع موضوع به کارمند، گوینده باید اختیارات لازم را برای برآورده کردن خواسته‌ها و انتظارات کارمند داشته باشد. اگر خواسته‌ها حق باشند و امکان‌پذیر، گوینده این اختیار را داشته باشد که تأیید کند و قول مساعد اجرایی بدهد و اگر خواسته‌ها ناحق باشند، با قاطیعت بتواند رد کند.
در نمونه موردی که ابتدای مطلب گفته شد، گوینده اختیار لازم را نداشت و به صراحت اعلام کرد که من فقط این موضوع را به شما منتقل می‌کنم. کارمند هم بحث‌های جدی در این زمینه داشت که لازم بود مطرح شوند و تصمیم‌گیری شوند ولی چون فرد مقابلش فاقد اختیار لازم بود، هم موضوع مسکوت ماند و دلخوری‌اش برای دو طرف، و هم تنش‌هایی بروز پیدا کرد.
زمان خوبی درنظر بگیرید
زمان خوب وقتی است که بتوان تغییر را با کمترین هزینه انجام داد. از دو دید این زمان خوب را باید در نظر گرفت:
مدیر: وقتی که خود بتواند حضور داشته باشد تا در صورت نیاز مسائل را حل و فصل نماید و به علت نبود مدیر پرونده تغییر شغل در ذهن کارمند باز بماند و استرسش بر کار اثر بگذارد.
کارمند: مسائل شخصی حاصی برایش وجود نداشته باشد. عاقلانه نیست وقتی کارمند درگیر عمل جراحی یکی از اعضای خانواده‌اش است خبر عزل او و بکارگیری‌اش در پست پایین‌تری را به او بدهید. شرایط روحی و روانی را درنظر بگیرید.
رعایت همه این موارد سخت است
اگر روابط خوب باشد، نه یک مدیر خوب روابط خوبی با افراد زیرمجموعه‌اش دارد و همین ارتباط خوب باعث می‌شود اطلاعات مورد نیاز گردآوری شود و در وقت مقتضی، کمترین اشکال به وجود آید. علاوه بر این وجود یک بانک اطلاعاتی کارآمد و مفصل در کنار مدیران می‌تواند مشکل اطلاعات نداشتن را در سازمان‌های بزرگ حل کند.
آسیب‌های تغییرات نادرست
تغییرات نادرست آسیب‌های فراوانی وارد می‌کنند. این آسیب‌ها شاید به ظاهر چشم‌گیر نباشند و موقتی به نظر برسند، ولی اتفاقاً در حوزه‌ای رخ خواهند داد که شما اشراف کمتری دارید و کنترل مستقیم ندارید. از جمله این آسیب‌ها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
بی انگیزه شدن کارکنان
کارمندی که با بی مهری مورد تغییر جایگاه شغلی قرار گرفته، انگیزه خود را برای فعالیت مفید از دست خواهد داد. انگیزه نداشتن هم موجب دلسردی، کمرتگ‌شدن تعهد و در نهایت کمکاری کارمند می‌شود.
اگر ارتباطات درست و موثر نباشند، انگیزه سخت بدست می‌آید و به راجتی از دست می‌رود. کارمندی که روز کاری‌اش را با بی انگیزگی شروع می‌کند، نمی‌تواند در پایان روز، اوقات طلایی‌ای را در کارنامه‌اش ثبت کرده باشد. چند کارمند بی‌انگیزه کافی است تا کل سازمان را از حرکت باز دارد.
به وجود آمدن تعارضات بین افراد
دلخوری ناشی از اجرای بد تغییر جایگاه شغلی افراد، درون ریزی نمی‌شود، بلکه همواره در بیرون از فرد خودش را نشان می‌دهد. فرد عصبی می‌شود، پرخاشگر، بی‌تفاوت و آماده برای درگیری. در چنین شرایطی کافی است فردی مقابلش قرار بگیرد و آتش خشمش را بیشتر شعله‌ور کند. تعارضات جدی‌ای آغاز می‌شود که تا مدتها پابرجا خواهد ماند.
متأسفم که باید بگویم معمولاً افراد بعد از اینکه در جریان تغییر جایگاهشان قرار می‌گیرند تا بین چند دقیقه تا چند روز نمی‌توان حتی با آنها شوخی کرد! نباید همه تقصیر را به گردن مدیر انداخت، ولی قبول کنید که نوع ارائه موضوع و نادرستی تصمیمی که گرفته شده تأثیر بسیار بیشتری دارد تا خلقیات فردی کارمند.
کند شدن روند رشد سازمان
شاید به طور مستقیم مشهود نباشد که تغییرات نابجا موجب می‌شود افراد در کار دچار اخلال شوند. مثلاً وقتی فردی سنخیتی با جایگاه جدیدش ندارد، بر فرض که تصمیم بگیرد با این موضوع کنار آید و آن را بپذیرد، مدت زمانی طول می‌کشد تا فعالیت‌هایش روی غلطک بیفتد. کافی است در یک جمع ده نفره، دو نفر در دوره گذار طولانی قرار گیرند، فعالیت‌های دیگران را هم تحت تأثیر قرار خواهند گذاشت و در نهایت کارها کند انجام می‌شوند.
بدتر از این، اگر کارمندی احساس کند مورد بی‌مهری قرار گرفته، ناخودآگاه کار را تحت تأثیر قرار خواهد دارد. دیگران را هم نسبت به کار بدبین خواهد کرد.
نتیجه گیری:
به عنوان یک مدیر، و تصمیم‌گیرنده، ناگزیر هستید برخی از کارمندان خود را جابجا کنید، ارتقاء دهید و یا حتی عزل کنید و تنزل دهید. هر کدام از اینها ظرایف خاص خود را دارد که با رعایت آنها می‌توان نتیجه مطلوبی بدست آورد.