سیستم های اطلاعات مدیریتی (MIS)

برای مدیران، سیستم اطلاعات مدیریتی یک پیاده‌سازی از سیستم‌ها و روال‌های سازمانی است. برای برنامه‌ نویس، MIS چیزی جز پردازش و ساختار فایل نیست، با این حال، پیچیدگی زیادی دارد. سه عنصر سیستم، اطلاعات و مدیریت تعریف کاملی از MIS بیان می کند.
سیستم اطلاعات مدیریتی را می توان به شکل زیر تحلیل کرد:

مدیریت

مدیریت، برنامه ریزی، کنترل و مدیریت عملیات را پوشش می دهد. مدیریت ارشد، برنامه ریزی می کند، مدیریت سطح میانه، روی کنترل تمرکز می کند؛ و مدیریت سطح پایین تر، با مدیریت واقعی مواجه است.

اطلاعات

اطلاعات در MIS به معنی پردازش داده است که به برنامه ریزی، کنترل و عملیات کمک می کند. داده ها پردازش شده اند، (یعنی ثبت شده، خلاصه شده، مقایسه شده و در نهایت به صورت گزارش MIS به مدیریت ارائه می شوند.)

سیستم

داده ها با کمک یک سیستم به اطلاعات پردازش می شوند. سیستم شامل ورودی، پردازش، خروجی و بازخورد یا کنترل است. بنابراین MIS به معنی یک سیستم برای پردازش داده ها است تا اطلاعات مناسب را برای مدیریت برای انجام وظایف به او بدهد.

تعریف MIS

سیستم اطلاعات مدیریتی و یا “MIS” یک سیستم برنامه ریزی شده برای جمع آوری، ذخیره سازی و انتشار اطلاعات برای انجام وظایف مدیریت است.

اهداف MIS

یک سیستم اطلاعات مدیریتی با هدف سازماندهی ساختار سازمانی در عملیات آن در جهت افزایش رقابت پذیری و بهره وری کار می کند. هدف این سیستم های عبارتند از:

• شناسایی اطلاعات: شناسایی و ثبت اطلاعات مختلف از داخل و خارج از سازمان در جهت تصمیم سازی
• پردازش اطلاعات: اطلاعات شناسایی شده برای اموری مانند برنامه ریزی، سازماندهی، هماهنگ سازی، مدیریت و کنترل عملیات پردازش می شوند. پردازش اطلاعات شامل عملیاتی مانند محاسبات، مرتب سازی، دسته بندی و خلاصه سازی دیتا می باشد.
• ذخیره سازی اطلاعات: اطلاعات یا داده های پردازش شده باید برای استفاده در آینده ذخیره شوند.
• بازیابی اطلاعات: سیستم باید بتواند این اطلاعات را از ذخیره سازی و زمانی که توسط کاربران مختلف مورد نیاز است بازیابی کند.
• انتشار اطلاعات: اطلاعات و یا محصول نهایی MIS باید با استفاده از شبکه سازمانی به طور دوره ای برای کاربران منتشر شود.

مشخصات MIS

در زیر ویژگی های MIS لیست شده است:

• باید بر اساس برنامه ریزی بلند مدت باشد.
• باید یک دید کلی از پویایی و ساختار سازمان ارائه دهد.
• باید به عنوان یک سیستم کامل و جامع که تمام زیر سیستم های متصل در داخل سازمان را پوشش می دهد، کار کند.
• باید به صورت یک روش بالا به پایین برنامه ریزی شود، زیرا تصمیم گیرندگان و یا مدیریت باید به طور فعال درگیر شوند و مسیر مشخصی را در مرحله توسعه سیستم های اطلاعاتی فراهم کنند.
• باید بر اساس نیاز به اطلاعات استراتژیک، عملیاتی و تاکتیکی مدیران یک سازمان باشد.
• باید قادر به پیش بینی و تخمین و تولید اطلاعات پیشرفته، در نتیجه ارائه مزیت رقابتی باشد. تصمیم گیران می توانند اقدامات را بر اساس چنین پیش بینی ها انجام دهند.
• باید ارتباط بین همه زیر سیستم ها را در داخل سازمان برقرار سازد تا تصمیم گیرندگان بتوانند بر اساس یک دیدگاه یکپارچه تصمیم درست بگیرند.
• باید جریان آسان اطلاعات را از طریق زیر سیستم های مختلف دریافت کند، بنابراین باید از انحراف و دوگانگی داده ها اجتناب شود تا این عملیات را تا حد امکان عملی کند.
• اگر چه MIS یک سیستم یکپارچه و کامل است، باید به گونه ای انعطاف پذیر ساخته شود که بتواند به راحتی در صورت لزوم به زیر سیستم های کوچکتر تقسیم شود.
• دیتابیس مرکزی، ستون یک MIS خوب می باشد.

مشخصات MIS کامپیوتری

در زیر ویژگی های یک MIS کامپیوتری که به خوبی طراحی شده، آمده است:

• سیستم باید قادر به پردازش داده ها با دقت و با سرعت بالا، با استفاده از تکنیک های مختلف مانند تحقیق عملیاتی، شبیه سازی، هیوریستیک و غیره باشد.
• سیستم باید قادر به جمع آوری، سازماندهی، دستکاری و به روز کردن مقدار زیادی از داده های خام مرتبط و غیر مرتبط با منابع مختلف داخلی و خارجی در دوره های مختلف زمانی باشد.
• سیستم باید اطلاعات زمان واقعی در مورد رویدادهای در حال اجرا بدون هر گونه تاخیری بیان کند.
• سیستم باید از فرمت های مختلف خروجی پشتیبانی کند و از آخرین قوانین و مقررات پیروی کند.
• سیستم باید اطلاعات سازمان یافته و مرتبط را برای تمام سطوح مدیریت ارائه دهد: استراتژیک، عملیاتی و تاکتیکی.
• سیستم باید انعطاف پذیری زیاد در ذخیره و بازیابی اطلاعات را داشته باشد.

ماهیت و دامنه MIS

نمودار زیر نشان دهنده ماهیت MIS است:

برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP):

ERP یک برنامه سازمانی یکپارچه، چند ماژولی وعملیاتی است و دارای چارچوب گسترده ای است که تمامی فرآیندهای کسب و کار داخلی یک شرکت را پشتیبانی می کند. این سیستم همه فرایندهای مرکزی کسب و کار مانند پردازش سفارش فروش، کنترل و مدیریت موجودی، برنامه‌ریزی تولید و توزیع و امور مالی را پشتیبانی می‌کند.

چرا ERP؟

ERP در زمینه های زیر بسیار مفید است:

• یکپارچه سازی کسب و کار و بروز رسانی اتوماتیک داده ها
• پیوند بین تمام فرآیندهای کسب و کار اصلی و جریان یکپارچه سازی
• انعطاف پذیری در عملیات کسب و کار و چابکی بیشتر در شرکت
• تجزیه و تحلیل بهتر و قابلیت برنامه ریزی
• تصمیم گیری در شرایط بحرانی
• مزیت رقابتی
• استفاده از آخرین تکنولوژی ها

ویژگی های ERP

نمودار زیر نشان دهنده ویژگی های ERP میباشد:

محدوده ERP

• امور مالی: حسابداری مالی، حسابداری مدیریت، مدیریت خزانه، مدیریت دارایی، کنترل بودجه، هزینه و کنترل سازمانی.
• لجستیک: برنامه ریزی تولید، مدیریت مواد، تعمیر و نگهداری کارخانه، مدیریت پروژه، مدیریت رویدادها و غیره.
• منابع انسانی: مدیریت پرسنل، آموزش و توسعه و غیره.
• زنجیره تامین: کنترل موجودی، خرید و کنترل سفارش، برنامه ریزی تامین کننده، برنامه ریزی و غیره.
• گردش کار: سازمان را با تخصیص انعطاف پذیری وظایف و مسئولیت به مکان ها، موقعیت، شغلی و غیره ادغام کنید.

برای اطلاعات بیشتر می توانید مقاله برنامه ریزی یکپارچه منابع سازمانی (ERP) را مطالعه کنید.

مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)

CRM یک ماژول سازمانی است که تعاملات شرکت با مشتریان فعلی و آینده را سازماندهی می کند. مدیریت ارتباط با مشتری فرآیند دستیابی، حفظ و همکاری با مشتریان است. این فرآیند شامل یکپارچه سازی بازاریابی، فروش، خدمات مشتری و زنجیره تامین برای دستیابی به کارایی و تاثیرگذاری بیشتر در ارزش گذاری مشتری است.

چرا CRM؟

• برای ردیابی تمام مشتریان حاضر و آینده.
• برای شناسایی و هدف گذاری بهترین مشتریان.
• برای اینکه به مشتریان درباره محصولات و خدمات موجود و جدید اطلاع دهید.
• ارائه خدمات شخصی و عملیاتی براساس نیازها و عادات مشتریان موجود.
• ارائه خدمات برتر و تجربه سازگار با مشتری.
• اجرای یک سیستم بازخورد.

محدوده CRM

سیستم پشتیبان تصمیم‌گیری (DSS)

سیستم‌ پشتیبان تصمیم‌گیری (DSS) سیستم‌های تعاملی مبتنی بر نرم‌افزار هستند که به مدیران در تصمیم گیری کمک می کنند. این کار از طریق دسترسی به حجم زیاد اطلاعات تولید شده از سیستم‌های مختلف انجام می شود، مانند: سیستم اتوماسیون اداری، سیستم پردازش تراکنش و غیره.
DSS از اطلاعات خلاصه، استثناها، الگوها، روند ها و مدل‌های تحلیلی استفاده می‌کند. یک DSS به تصمیم‌گیری کمک می‌کند اما لزوما خودش تصمیم‌گیری نمی‌کند. تصمیم گیرندگان از داده‌های خام، اسناد، دانش شخصی و یا مدل‌های کسب‌وکار برای شناسایی و حل مسائل و تصمیم‌گیری استفاده می کنند.

تصمیمات برنامه‌ ریزی‌ شده و برنامه ریزی نشده

دو نوع تصمیم وجود دارد: تصمیمات برنامه ریزی شده و برنامه ریزی نشده.
تصمیمات برنامه ریزی شده اساسا فرآیندهای اتوماتیک و یک کار روزمره است که:

• این تصمیمات چندین بار گرفته شده است.
• این تصمیمات از بعضی دستورالعمل ها یا قوانین پیروی می کنند.

به عنوان مثال، انتخاب یک سطح مرتب سازی مجدد برای موجودی، یک تصمیم برنامه ریزی شده است.
تصميمات برنامه ریزی نشده در شرايط غير معمول رخ مي دهد، به طوری که:

• تصمیم جدیدی خواهد بود.
• از قوانین خاصی پیروی نمی کند.
• این تصمیمات براساس اطلاعات موجود ساخته شده است.
• این تصمیمات مبتنی بر اختیار، غریزه، ادراک و قضاوت مدیر است.

به عنوان مثال، سرمایه گذاری در تکنولوژی جدید یک تصمیم برنامه ریزی نشده است.
سیستم های پشتیبان تصمیم گیری معمولا شامل تصمیمات برنامه ریزی نشده می باشند. بنابراین، گزارش ها، محتوا یا فرمت دقیقی برای این سیستم ها وجود ندارد.

سیستم پشتیبان مدیریت (ESS)

سیستم های پشتیبانی مدیریت (ESS)، به طور مستقیم توسط مدیران ارشد به منظور حمایت از تصمیمات برنامه ریزی نشده در مدیریت استراتژیک مورد استفاده قرار می گیرند. این اطلاعات اغلب بیرونی، بدون ساختار و حتی نامشخص است. محدوده دقیق و زمینه چنین اطلاعاتی اغلب پیش از این شناخته نشده است.
این اطلاعات مبتنی بر هوش است:

• هوش اقتصادی
• هوش سرمایه گذاری
• فناوری اطلاعات

نمونه هایی از اطلاعات هوشمند

بعضی از نمونه های اطلاعات هوشمند هستند که اغلب منبع ESS هستند:

• پایگاه های داده خارجی
• گزارشات فناوری مانند ثبت اختراعات و غیره
• گزارش فنی از مشاوران
• گزارشات بازار
• اطلاعات محرمانه در مورد رقبا
• اطلاعات متضاد مانند شرایط بازار
• سیاست های دولت
• گزارش و اطلاعات مالی

ویژگی های سیستم پشتیبان مدیریت

سیستم هوش کسب و کار (BIS)

اصطلاح “هوش کسب و کار” تکامل یافته تر از سیستم پشتیبان تصمیم گیری است و با تکنولوژی و برنامه های کاربردی مانند انبار داده ها، سیستم های اطلاعات اجرایی و پردازش تحلیلی آنلاین (OLAP) به دست می آید. سیستم هوش کسب و کار اساسا برای یافتن الگوها از داده های موجود در عملیات استفاده می کند.

مشخصات BIS

• با تهیه داده و اطلاعات برای استفاده در تصمیم گیری ایجاد می شود.
• ترکیبی از مهارت ها، فرآیندها، فناوری ها، برنامه ها و تمرینات است.
• شامل اطلاعات همراه با ابزار گزارش دهی است.
• ترکیبی از مجموعه ای از مفاهیم و روش های تقویت شده توسط سیستم های پشتیبان مبتنی بر واقعیت است.
• گسترش یافته یک سیستم پشتیبان مدیریت یا سیستم اطلاعات مدیریت است.
• جمع آوری، ادغام، ذخیره، تجزیه و تحلیل و دسترسی به اطلاعات کسب و کار را فراهم می کند.
• محیطی است که در آن کاربران کسب و کار به اطلاعات قابل اعتماد، مطمئن، سازگار، قابل درک، قابل ویرایش و به موقع دست می یابند.
• بینشی را فراهم می کند که منجر به تصمیمات بهتر، سریع تر و مرتبط تر می شود.

مدیریت زنجیره تامین (SCM)

در یک محیط تولیدی سنتی، مدیریت زنجیره تامین یا CRM به معنای مدیریت حرکت و ذخیره مواد خام، موجودی و کالاهای نهایی می‌باشد. SCM شامل مدیریت شبکه ارتباطی واحدهای تجاری کوچک و مدیریت کانال های تولیدکننده کالای مورد نیاز مشتری نهایی، می شود.
امروزه SCM به صورت زیر تعریف می‌شوند:
طراحی، برنامه ریزی، اجرا، کنترل و نظارت بر فعالیت‌های زنجیره تامین با هدف ایجاد ارزش خالص، ایجاد یک زیرساخت رقابتی، همزمان سازی عرضه با تقاضا.

SCM شامل موارد زیر هستند:

• مدیریت عملیات
• لجستیک
• تدارکات
• فن‌آوری اطلاعات
• عملیات‌ یکپارچه سازی کسب‌ وکار

اهداف SCM

• کاهش هزینه موجودی با پیش‌بینی دقیق تر میزان تقاضا و برنامه ریزی تولید مطابق با آن.
• کاهش هزینه تولید با ساده سازی جریان تولید و بهبود جریان اطلاعات.
• برای بهبود رضایت مشتری

ویژگی های SCM

محدوده SCM

فرایندهای SCM

• مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)
• مدیریت خدمات مشتری
• مدیریت تقاضا
• بررسی سفارش مشتری
• مدیریت جریان تولید
• مدیریت تدارکات
• رشد و توسعه محصول
•  مدیریت بازگشت

مدیریت زنجیره تامین

مدیریت زنجیره تامین Supply chain management) SCM)

مدیریت زنجیره تامین تلفیقی است از هنر و علم که در جهت بهبود دسترسی به مواد اولیه، ساخت محصولات و یا خدمات و انتقال آن به مشتری بکار میرود .

پنج بخش اصلی مدیریت زنجیره تامین :

 1 – برنامه ریزی :

این بخش استراتژیک مدیریت زنجیره را تامین میکند. مدیریت منابعی که جهت برآوردن نیاز مشتری برای محصول و یا سرویس شما استفاد میشوند . نیاز به یک برنامه ریزی استراتژیک دارد.

(بخش عمده برنامه ریزی استراتژیک، پیاده سازی مجموعه مقیاسهایی است برای نظارت بر زنجیره تامین، بطوریکه بهینه و مقرون بصرفه بوده و کیفیت و ارزش مورد نظر مشتری را تامین کند .)

2 – منابع :

تامین کنندگانی که محصولات و خدمات مورد مصرف برای ساخت محصولات و خدمات شما را در اختیارتان قرار میدهند را انتخاب کنید. روندهای قیمت گذاری، تحویل و پرداخت به این تامین کنندگان را مشخص کرده، مجموعه ای از مقیاسهای نظارت و بهینه سازی ارتباط با آنان را فراهم آورید. سپس روندهای مدیریت انبار شامل دریافت مرسولات، بازبینی وانتقال محصولات و خدمات را به خط تولید خود به علاوه نحوه اختیار دادن پرداخت به تامین کننده را مشخص کنید .

3 – تولید:

فعالیتهای لازم جهت تولید کنترل کیفی , بسته بندی و آماده سازی جهت ارسال مرسوله را برنامه ریزی کنید . سطح کیفیت , خروجی تولید و بهره برداری کارگران و کارمندان را اندازه گیری کنید .

4 – ارسال :

این بخش اکثراً تدارکات نامیده میشود در این بخش شما باید دریافت سفارشات مشتریان را هماهنگ کنید , شبکه ای از انبارهای کالا آماده کنید و روشهای حمل کالا به مشتری و پرداخت را انتخاب کنید .

5 – ارجاع :

بخش اشکالات زنجیره تامین شبکه ای را برای مرجوع ساختن کالاهای معیوب و تولید از طرف مشتریان فراهم آورید.

نرم افزار برنامه ریزی زنجیره تامین (Supply Chain Planning)

نرم افزاری که در جهت اجرای مراحل زنجیره تامین بکار گرفته میشوند از الگوریتم های خاص ریاضی در جهت بهبود روندها و کار این زنجیره و تامین و پایین آوردن موجودی انبار استفاده میکند. این نرم افزار کاملاً وابسته به اطلاعات ورودی برای دقت بیشتر میباشد. اگر برای مثال شما سازنده کالاهای مصرفی می باشید انتظار دقت عمل در سیستم برنامه ریزی منابع تامین خود را نداشته باشید، مگر اینکه بتوانید اطلاعات دقیق در مورد سفارشات مشتریان به خرده فروشان طرف قرارداد شما، آمار فروش خرده فروشان، توان تولید و محل کالا در اختیار آن بگذارید.

آیا نیاز به نصب نرم افزار مدیریت منابع سازمانی (ERP) قبل از نرم افزار مدیریت زنجیره تامین (SCM) می باشد؟

• این موضوع بسیار بحث برانگیز میباشد. امکان دارد در صورت نیاز به نصب نرم افزار برنامه ریزی زنجیره تامین نیاز به وجود نرم افزار ERP بدلیل وجود نیاز به اطلاعاتی که قاعدتاً در نرم افزار EPR جمع آوری شده است، باشد.
• از لحاظ فرض علمی شما نمیتوانید اطلاعات مورد نیاز نرم افزار برنامه ریزی زنجیره تامین را از سیستمهای قدیمی موجود در شرکت به آن تغذیه کنید ( بطور مثال از صفحات گسترده Excel که در جابجایی سازمان وجود دارد ) ولی به جریان انداختن این اطلاعات با سرعت و دقت لازم از کلیه بخشهای سازمان در عمل بسیار مشکل خواهد بود. 
• نرم افزار مدیریت منابع سازمانی (ERP) دژکوبی است که کلیه این اطلاعات را در قالب یک بسته نگهداری میکند و بدین ترتیب نرم افزار های برنامه ریزی زنجیره تامین میتوانند با اتکا به تنها یک منبع به آخرین اطلاعات مورد نیاز خود دسترسی داشته باشند . بیشتر مدیرانی که سعی کرده اند نرم افزارهای برنامه ریزی زنجیره تامین را در سازمان خود نصب کنند , اظهار داشته اند که از نصب ابتدایی نرم افزار مدیریت منابع انسانی (ERP) در سازمان خود راضی هستند. 
• آنها به پروژه های ERP به عنوان نظم بخشیدن به اطلاعات درون سازمانی خود مینگرند. واقعیت این است که نرم افزارهای ERP بسیار گران قیمت و اجرای آنها بسیار دشوار میباشد , در نتیجه ممکن است منطقی باشد که اطلاعات مورد نیاز نرم افزار برنامه ریزی زنجیره تامین بدون نصب ERP برای آن فراهم گردد.
• نرم افزارهای اجرایی زنجیره تامین وابستگی بسیار کمتری به جمع آوری دقیق اطلاعات از بخشهای مختلف سازمان دارند و به این ترتیب مستقل از تصمیمات ERP عمل میکنند . ولی احتمال این وجود دارد که نیاز به تبادل اطلاعات بین این نرم افزارها و ERP باشد. 

برنامه ریزی یکپارچه منابع سازمانی (ERP)

اغلب کسب و کارهای کنونی دارای سیستم های اطلاعاتی از هم گسسته می باشند. بعضی از این سیستم ها به ابعاد مالی سازمان پرداخته و بعضی ها اولویت خود را بر تولید یا تدارکات گذاشته اند. در سیستم های از این نوع، جریان اطلاعات معمولا به درستی بین بخش های سازمان جریان پیدا نکرده و معمولا نمی توان کنترلی را بر فرآیندها و عملیات سازمان اعمال نمود. در این سیستم ها اگر یک بخش جدید به بخش های سازمان اضافه شود و یا نیاز به تغییراتی در سیستم فعلی وجود داشته باشد، تقریبا اعمال این تغییرات غیر ممکن بوده و سیستم جدید پاسخگوی حجم اطلاعات جدید نخواهد بود. اغلب این سازمانها دارای فرآیندها و روشهای دستی و کاغذی می باشند که می توانند نیازمندی های روزمره ی سازمان را برطرف کنند ولی سوال بزرگ این است که آیا این شرایط برای رقابت با اقتصاد جهانی کافی می باشد؟

کسب و کارهای پیشرو در شرایط امروزی نیازمند تغییرات سریع، هماهنگی بیشتر، یکپارچگی بیشتر فرآیندها، انعطاف پذیری و افزایش سود بدون از دست دادن کنترل های داخلی خودش می باشد. این اهداف با هزینه ها و قیمت های بهتر، زمان های کمتر در تامین سفارشات و افزایش سطح رضایت مشتریان قابل دسترس می باشد. بنابراین باید همزمان با رشد ابعاد فنی و تکنولوژیک در یک سازمان، سیستم های مدیریتی و سازمانی را نیز گسترش داده و آن را هماهنگ با سرعت رشد سایر ابعاد کسب و کار نماییم.

یکی از سیستم هایی که با رشد ابعاد کسب و کار، از اهمیت زیادی برخوردار شده، سیستم برنامه ریزی یکپارچه منابع سازمانی یا ERP می باشد. این سیستم به سازمان کمک می کند تا بتواند فرآیندهای خود را در طول کل سازمان مدیریت نموده و از ابزارهای نرم افزاری برای یکپارچگی اطلاعات سازمانی مانند فروش، بازاریابی، ساخت، لجستیک، حسابداری، منابع انسانی و … استفاده نمایند.

فرآیندهای سازمانی

اغلب سازمانهای سنتی دارای 4 بخش عملکردی اصلی می باشند. این بخش ها عبارتند از: بازاریابی و فروش، تدارکات و تولید، حسابداری و مالی و منابع انسانی. هر یک از این بخش ها دارای وظیفه ی خاصی هستند. ‏جدول زیر  نمونه ای از این وظایف را نشان می دهد:

در سازمان هایی که ساختار سازمانی آنها به صورت وظیفه ای چیده شده است، وظایف هر بخش به صورت کامل از سایر بخش ها جدا بوده و در اغلب موارد هر یک از بخش ها در جریان اتفاقات و رویدادهای بخش دیگر قرار نمی گیرد. این امر یکی از مشکلات اساسی این نوع سازمانها بوده و در شرایط رقابتی امروزی نمی تواند جوابگوی چابکی و انعطاف پذیری سازمان باشد.

ساختارهای وظیفه محور تا دهه ها به عنوان بهترین نظام ساختار سازمانی شناخته می شد، چراکه نیازی به رقابت و انعطاف پذیری و تصمیمات سریع  وجود نداشت. در ادامه و بعد از دهه 1990 با افزایش رقابت میان کسب و کارها، این مدل سازماندهی به یک سیستم سنگین و ناکارآمد در مقابل تغییرات سازمانی تبدیل شد.

در ادامه ی روند رشد علم مدیریت، اصطلاح جدیدی با عنوان فرآیندهای کسب و کار جایگزین وظایف کسب و کار شد. در این مفهوم، یک فرآیند شامل تعدادی از وظیفه هاست که یک یا چند ورودی را دریافت کرده و یک خروجی با ارزش از دید مشتریان سازمان تولید می کند. مشتری می تواند شامل مشتریان خارجی سازمان و یا بخش ها و دپارتمان های داخلی سازمان باشند. ‏جدول زیر مثالی از فرآیندهای سازمانی را نشان می دهد:

طراحی ساختار سازمانی به صورت فرآیند محور، این امکان را برای مدیریت فراهم می کند که سازمان خود را از دید مشتری طراحی و تحلیل نمایند. یک ارتباط موثر از دید مشتری ارتباطی است که در هنگام مراجعه ی مشتری به سمت کسب و کار ما، وی با تک تک بخش های کاری سازمان مواجه نباشد. بنابراین راه اندازی فرآیندهای کسب و کار، این امکان را برای یک سازمان فراهم می نماید درخواست های وارده از سمت مشتریان را به راحتی در میان بخش های خود گردش داده و رضایت حداکثری را برای مشتریان ایجاد نمایند.

یکی از الزامات اساسی برای ایجاد فرآیندهای سازمانی موثر، وجود سیستم های اطلاعاتی یکپارچه می باشد. در واقع یک رابطه ی یک به یک بین درجه ی توسعه یافتگی سازمان از نظر سیستم های اطلاعاتی و فرآیند محور بودن آن وجود دارد. جریان اطلاعات مناسب در یک سازمان، ارتباطات بین بخشی را تسهیل کرده و بهره وری افزایش پیدا میکند. نتیجه ی این دو مورد به کاهش هزینه ها و افزایش رضایت مشتریان منجر خواهد شد. SAP یکی از همین سیستم های اطلاعاتی یکپارچه می باشد که توانسته است مدل بسیار کارآمدی از فرآیندهای سازمانی را در قالب یک سیستم اطلاعاتی یکپارچه ارائه نماید.

خصوصیات راهکارهای ERP

ERP در تئوری شامل حوزه های عملکردی زیر می باشد:

• حسابداری مالی: دفتر کل، اموال، حسابهای پرداختنی، حسابهای دریافتنی، مدیریت جریانات نقدی
• حسابداری مدیریت: بودجه ریزی، کنترل هزینه ها، مدیریت هزینه ها، قیمت تمام شده بر اساس فعالیت ها
• منابع انسانی: استخدام، اموزش، برنامه ریزی منابع انسانی، پرداختها، مزایا، مالیات و بازنشستگی
• تولید: مهندسی، BOM، سفارشات کاری، برنامه ریزی، ظرفیت ها، مدیریت فرآیندهای کاری، کنترل کیفیت، پروسه تولید و مدیریت چرخه عمر محصول
• فروش: دریافت سفارشات، پردازش سفارشات، ارزیابی اعتبار مشتری، قیمت گذاری، مدیریت موجودی، حمل و نقل، تحلیل و گزارش دهی فروش
• مدیریت زنجیره تامین: برنامه ریزی زنجیره تامین، برنامه ریزی تامین کنندگان، پیکربندی محصول، دریافت سفارشات، خرید، کنترل موجودی، مدیریت ادعاها، انبارداری (دریافت، ارسال، برداشت و بسته بندی)
• مدیریت پروژه: برنامه ریزی پروژه، برنامه ریزی منابع، کنترل هزینه ها، ساختار شکست پروژه، صورت حساب ها، کنترل زمان و هزینه، کنترل معیار های عملکردی و مدیریت فعالیت ها
• مدیریت ارتباط با مشتریان: بازاریابی و فروش، خدمات، قراردادهای مشتریان و پشتیبانی مرکز تماس

مهمترین خاصیت ERP ها، یکپارچه سازی و مدیریت واحد اطلاعات می باشد. در یک راهکار ERP، اطلاعات همه ی بخش ها در یک دیتابیس مرکزی ذخیره شده و بخش های کاری به راحتی می توانند به اطلاعات سایرین دسترسی پیدا کنند. از آنجایی که اطلاعات بخش ها در اختیار همه می باشد، لذا دخالت دادن این اطلاعات در برنامه ریزی ها خیلی آسانتر می شود (به دلیل همین خاصیت ERP است که اسم آن را برنامه ریزی یکپارچه ی منابع سازمانی گذاشته اند)

در بررسی علل ناکارآمدی سیستم های کاغذی و جزیره ای و علل میل به سمت سیستم های یکپارچه مقالات و تالیفات بسیاری وجود دارند. ما در اینجا فواید استقرار سیستم های یکپارچه و علی الخصوص SAP را در دو دسته دلایل فنی و دلایل استراتژیک توضیح داده ایم:

مزایای فنی و تکنیکال استفاده از سیستم های ERP

• در سیستم های ERP خرابی ها و دلایل این خرابی ها در خط تولید به صورت بهتری مدیریت و گزارش شده و می توان با اتکا بر این روش سطح کیفیت محصول نهایی را افزایش داد. علاوه بر این، کاهش سطح موجودی ها در انبارها و مدیریت بهتر فرآیند خرید نیز به این هدف کمک می کنند.
• سیستم های یکپارچه می توانند نیازمندی های دقیق مشتری را در کل سازمان منتشر کرده و بازخوردهای دقیقی از وضعیت سفارش او، به وی تحویل دهند. این عامل به مقدار زیادی باعث افزایش سطح رضایت مشتریان خواهد شد.
• زمانهای پرداخت و تسویه حساب مشتریان در سیستم های ERP به مقدار زیادی کاهش می یابد.
• گردش موجودی و سطح موجودی ها در سیستم های ERP کاهش خواهند یافت.
• زمانهای تولید و پروزه با مدیریت بهتر منابع آن کاهش خواهند یافت.
• با تبدیل کلیه ی سیستم های سازمان به یک سیستم یکپارچه، چابکی و قابلیت پاسخگویی آن به تغییرات را به مقدار زیادی افزایش خواهد داد.

دلایل استراتژیک پیاده سازی سیستم های ERP

• یکپارچگی فرآیندها: ERP در قدم اول و به عنوان وظیفه ی اصلی خود، باعث یکپارچه سازی پایگاه های اطلاعاتی جزیره ای در سازمان می شود. در سیستم های ERP جامع مانند SAP دیگر نیازی به نرم افزارهای جزیره ای و متفرقه در بخش های مختلف سازمان مانند مالی، تدارکات، فروش، تولید، مدیریت پروژه، انبار و … نخواهد بود.
• گزارش های عملیاتی بهتر: سیستم های ERP تاکید ویژه ای بر ثبت و پردازش اطلاعات پایه ای سازمان در همان لحظه ی تولید آنها داشته و اطلاعات حاصل از تراکنشات سازمان، به صورت آنلاین و بروز در سیستم مرکزی وارد می شوند.  در این سیستم ها حجم عظیمی از اطلاعات مربوط به عملیات سازمان، به صورت روزانه وارد سیستم می شود. حال با وجود اطلاعات پایه ای، می توان گزارشات به روز و دقیقی را در اختیار مدیریت قرار داد. به بیان دیگر، نبض سازمان به راحتی توسط مدیریت قابل لمس می شود.
• گزارش های استراتژیک و کلان: سیستم های اطلاعاتی در پایین ترین سطح خود اطلاعات تراکنشی و عملیاتی سازمان را جمع آوری می کنند. این اطلاعات می توانند با همدیگر جمع بندی و دسته بندی شده و معیاری برای گزارش های کلان و استراتژیک در سازمان باشند. حال باید در نظر داشت که طراحی سیستم های MIS یا DSS بدون وجود سیستم های سطح پایین و سیستم های تراکنشی امکان پذیر نمی باشد. این همان اشتباه رایجی است که بسیاری از سازمانهای ایرانی مرتکب می شوند و بدون اینکه زیر بنای سیستمی کارآمدی داشته باشند، اقدام به خرید یا طراحی سیستمهای با عنوان BI یا داشبوردهای مدیریتی کرده و در ادامه با توجه به عدم طراحی درست این سیستم ها، در استفاده از آنها دچار مشکل می شوند. حال هرچقدر در سطح پایه، سیستم های جامعتر و یکپارچه تری داشته باشیم، می توانیم اشراف بیشتری بر عملیات سازمان داشته باشیم. در سیستم های جزیره ای به دلیل زمان بر بودن و در برخی موارد غیر ممکن بودن تجمیع اطلاعات، استخراج گزارش های مدیریتی و استراتژیک غیر ممکن می شود.
• انعطاف پذیری بیشتر در پشتیبانی فرآیندهای کسب و کار: بعضی ها معتقدند که بهترین دلیل برای استقرار سیستم های ERP استاندارد مانند SAP می تواند مربوط به جایگزینی فرآیندها و روش های استاندارد با فرآیندهای کاری سنتی سازمان باشد. این امر با مهندسی مجدد فرآیندهای کسب و کار روی می دهد و می توان در هنگام پیاده سازی راهکارهای ERP پیشرفته، نسبت به بازنگری فرآیندهای کاری قبلی سازمان اقدام کرد.

SAP ERP

SAP یکی از ERP های مطرح در دنیا می باشد که بیشترین حجم بازار در این حوزه را در اختیار دارد. البته نرم افزارهای ERP زیادی در دنیا موجود است ولی باید با بررسی و مطالعه ی دقیق، یکی از این راهکارها را انتخاب نماییم. در انتخاب یک راهکار ERP خوب، معیارهای زیادی مطرح می باشد که باید با بررسی این معیارها، بهترین راهکار را برای خودمان انتخاب نماییم. در اینجا بعضی از موارد مهم در انتخاب یک ERP مناسب آورده شده است:

• به اندازه کامل جامع باشد. یک ERP خوب باید تمامی حوزه های کارکردی سازمان مانند بازرگانی، تولید، پروژه، مالی، منابع انسانی، ارتباط با مشتریان، تدارکات، زنجیره تامین و … را به صورت کامل پوشش بدهد.
• از نظر سازمان های خارجی مانند سازمان امور مالیاتی معتبر باشند. با توجه به تعدد سیستم های خارجی، فقط بعضی از این سیستم ها مانند SAP یا Oracle در چندین شرکت بزرگ پیاده شده و حسابرسان سازمان امور مالیاتی، آموزش های ویژه ای در این زمینه دیده اند.
• نیازمندی های آتی سازمان را به صورت کامل پوشش دهد. یک راهکار ERP خوب باید به اندازه ای گسترده بوده و نیاز سازمان برای توسعه ی سیستم های اطلاعاتی را تا حداقل 20 سال آینده برطرف نماید.
• دارای راهکارهای سیستمی معتبر باشد. نرم افزار انتخاب شده باید در هر زمینه ی کاری، بهترین ابزارها و تجارب را به سازمان انتقال بدهد. به عنوان مثال شرکت SAP ادعا می کند که در بیش از 25 صنعت مختلف، تجارب اصلی و با ارزش آنها را تبدیل به راهکارهای سیستمی کرده است.
• قابلیت تطبیق با فرآیندهای داخلی را داشته باشد. یک ERP خوب باید انعطاف زیادی در پیاده سازی فرآیندها داشته باشد.
• انعطاف پذیری در متناسب­سازی داشته باشد. به عنوان مثالی از این معیار، SAP دارای قدرت متناسب­سازی (customizing) زیادی بوده و می تواند فرآیندهای کسب و کار صنایع مختلفی از جمله تولید انبوه، تولید کارگاهی، تولید پروژه ای و … را پوشش دهد.
• ماژولار باشد. در عین حال که ERP یک سیستم یکپارچه است، باید مشخص باشد که هر ماژول چه کاری را انجام می­دهد. ­­به این معنی که مرز حوزه­های کسب و کار مشخص باشد و ما بتوانیم این ماژول­ها را همچون المان­های یک پازل کنار هم قرار داده و ERP مورد نظر سازمان را شکل دهیم.
• پایگاه داده آن یکپارچه باشد. یکپارچگی پایگاه داده موضوع بسیار مهمی بشمار می­رود و از اصلی­ترین دلایل شکل­گیری ERP در دنیا بشمار می­رود. به دلیل وجود این ویژگی نیاز به تکرار اطلاعات در سازمان از بین می­رود. یعنی به عنوان مثال اگر ما در یک بخش از سازمان پروژه­ای را تعریف نماییم، این پروژه یک بار تعریف می­شود و هرکس در هر بخشی از سازمان که می­خواهد با این پروژه کار کند، مجددا آن را تعریف نمی­کند و با همان پروژه ای که ما تعریف کرده ایم کار می­کند.