این پرسشنامه استاندارد از نوع فایل ورد و به همراه تمامی اطلاعات مربوط به نمره گذاری، تفسیر، و … در قالب جداول زیبا و آماده تکثیر ارائه گردیده است. پس از پرداخت موفق می توانید به صورت آنلاین اقدام به دانلود فایل مربوطه بپردازید.
هدف: ارزیابی میزان ارتباطات سازمانی اثربخش
تعداد سوال: 5
تعداد بعد: 1
شیوه نمره گذاری: دارد
تفسیر: دارد
منبع: دارد
نوع فایل: word 2007
همین الان دانلود کنید
قیمت: فقط 1800 تومان
وجود سازمان وابسته به ارتباطات است و هر مديري معمولا بيشتر وقت خود را صرف برقرار كردن ارتباط ميكند. براي ايجاد هماهنگي بين عناصر مادي و انساني سازمان به صورت يك شبكه كارامد و موثر، برقراري ارتباطات مطلوب ضروري است، زيرا وقتي ارتباطات برقرار نشود، فعاليت سازمان متوقف ميشود و در واقع ميتوان گفت كه مديريت كارساز به برقراري ارتباطات موثر بستگي دارد .
اكثر ( اگر نگوييم همه) مواردي كه مديران و سازمان ها براي حفظ يكپارچگي سازمان، مديريت، ايجاد خلاقيت، برآورده كردن انتظارات و انجام تعهدات نياز دارند وابسته به ايجاد يك ارتباط موثر و مناسب در سازمان است.
ارتباط سازماني يكي از مباحث مهم مديريتي است كه ميتوان گفت تا به حال به آن توجه كافي نشده است.
ارتباط چيست؟
درواقع، ارتباط، بستر مبادله اطلاعات است. بدون برقراري ارتباط اثربخش، مبادله اطلاعات ممكن نيست و در نتيجه، سازمان براي بهرهگيري از اطلاعات و تحقق اهداف خود، توانمندي لازم را نخواهد داشت.
در سازماني كه ميان كاركنانش روابط سالم، اثربخش و مناسب نباشد، انگيره كمتري براي ارائه كار مفيدتر ديده ميشود. در چنين سازماني اغلب تضادهاي برخواسته از كمبود نظام ارتباطي مؤثر و بهرهوري در سطح پايين وجود دارد و طبعاً سازمان، توانايي و كارآيي لازم براي برخورد با رقابتهاي روزافزون بينالمللي را نخواهد داشت.
تجزيه و تحليل ارتباطات سازماني
تجزيه و تحليل ارتباطات سازماني نيز سلامت سيستمهاي اطلاعاتي رسمي و غيررسمي سازمان را مورد ارزيابي قرار ميدهد كه با اين ارزيابي به نكات مهمي در مورد تجزيه و تحليل ارتباطات دسترسي مييابيم كه در ذيل به چند مورد آن اشاره شده است.
1. ـ ارتباط رودررو
2. ـ ارتباط نوشتاري به صورت نامه
3. ـ الگوهاي ارتباطي
4. ـ كانالهاي ارتباطي
5. ـ كيفيت ارتباطات و …
عمده ترين مزيت تجزيه و تحليل ارتباط سازماني اين است كه به كمك آن ساختار ارتباطات داخلي و محيط سازمان بهتر درك ميشود و امكانات عملي ذيل از آن به دست ميآيد.
1. ـ بهبود بهره وري توليد
2. ـ استفاده مناسب تر از تكنولوژي ارتباطي / اطلاعاتي موجود و آينده
3. ـ كشف منابع اطلاعاتي پنهان
4. ـ بهبود روحيه كاركنان
5. ـ ايجاد فرهنگ شغلي مناسب تر
تعریف سازمان:
»سازمانها مجموعه هایی هستند که به دنبال اهداف نسبتاً خاصی بر یک پایه تقریباً مستمر بنا شده اند. «
ویژگی اساسی کلیه سازمانها :
1. دو یا چند شاخص
2. اهداف
3. هماهنگی فعالیتها
4. ساختار
5. پیوند محیطی
ویژگی اساسی شماره 1:
دو یا چند شاخص
یک مجموعه اجتماعی اولین ویژگی یک سازمان است که از 2 یا چند نفر تشکیل شده است و به گونه ای رفتار می کنند که به میزان قابل توجهی با رفتار افراد فرق داردکه این مجموعه های اجتماعی مستلزم داشتن سطح خاصی از ادراک , مشارکت وارتباط است تا بتوانند با یکدیگر کار کنند وهر چه کوچکتر باشد همکاری ساده تر وبالعکس خواهد بود.اگر مجموعه اجتماعی زیاد شود همکاری و ارتباط هم پیچیده تر می شود.
ویژگی اساسی شماره 2:
اهداف
همه افرادی که در یک سازمان متحد شده اند تا در مسیر یک هدف خاص کار کنند و همه افراد،قبل از اینکه فعالیت کاری خود را شروع کنند آن هدف را کاملاً درک کرده اند.
نکاتی در مورد اهداف در یک بافت سازمانی وجود دارد.که عبارتند از:اولین تغییری که باید در نظریه سنتی درباره اهداف داده شود درباره این نظریه است که یک سازمان فقط یک هدف خاص دارد که رفتار فرد را جهت می دهد.
ویژگی اساسی شماره 3:
هماهنگ کردن فعالیت ها
سومین ویژگی فرآیندهایی هستند که در بر گیرنده هماهنگی فعالیت های افراد است که دستیابی به هدف را آسان می کنند.
« فن آوری یا کار انجام گرفته در سازمانها ،ویژگی تعریف کننده سازمانها است.بنابراین محل تقاطع گروههای اجتماعی و اهداف آنها در هماهنگی فعالیت ها یا رفتار های واقعی اعضای سازمانی است «
ویژگی اساسی شماره 4:
ساختار
فعالیت هماهنگ شده سومین ویژگی اساسی سازمانها را تعریف می کند.اغلب دارای یک الگو است والگوی روابط شکل یافته بر اساس چنین فعالیتی میتواند به عنوان ساختار وسازمان تلقی شود .
«هر روز صدها و هزاران انسان ،میلیونها عمل خاص را انجام می دهند و با این حال نتیجه کار ،آشفتگی و هرج و مرج نیست بلکه نزدیکی منطقی نسبت به نظم است «
ویژگی اساسی شماره 5:
*پیوند محیطی :
اعضا برای حفظ موجودیت خود باید با تعداد زیادی از عوامل بیرونی در ارتباط باشند.مثل:مشتریان،تامین کنندگان مواد اولیه مدیران دولتی و…داشتن پیوند با محیط حاکی از فرآیند های سازمانی است که مستلزم بکارگیری منابع محیط میباشد.
تعریف ارتباط:
● ضرورت برقراری ارتباط در مدیریت
ارتباطات برای مدیریت به دلایل زیر مهم است:
۱) برقراری رابطه مؤثر و کاهش تنش ها در محیط کاری
ارتباط فرایندی است که وظایف برنامه ریزی، سازماندهی، هدایت، رهبری و کنترل توسط آن انجام می شود. بنابراین ایجاد ارتباطات سالم و مؤثر، تنش های موجود در مسیر انجام این وظایف را از بین می برد یا لااقل کاهش می دهد.
۲) ارتباط فعالیتی است که مدیران برای هماهنگ کردن و متناسب نمودن وقت خود از آن بهره می گیرند.
ارتباط فرآیندی است که طی آن یک فکر می تواند فکر دیگر را تحت تاثیر قرار دهد.
ارتباط به عنوان رفتار انسانی دارای 5 ویژگی است:
1. ارتباط مستلزم وجود دو یا چند فرد است.
2. ارتباط یک فرآیند است.
3. ارتباط یک کنش اثر پذیر است.
4. ارتباط نمادین است.
5. ارتباط هدفمند است.
این 5 مورد دارای ویژگی اساسی هستند:
ویژگی اساسی شماره 1
دو یا چند فرد:
اولین ویژگی ارتباط این است که بین دو یا چند نفر به وجود می آید.در اینجا باید دو مسئله روشن شود:
تعریف ما از ارتباط،تعریفی است که به ارتباط انسانی محدود می شود.
این ویژگی اساسی پیشنهاد می کند که ارتباط در یک مجموعه اجتماعی اتفاق می افتد و این خود مفهوم ارتباط درون فردی را از تعریف ارتباط حذف می کند. این حذف به دو دلیل مفید است.
الف:وقتی که در مورد ارتباط سازمانی صحبت می کنیم بحث ما محدود به فرآیندهای همکاری و هماهنگی بین گروههای اجتماعی خواهد شد.
ب:اصطلاحات دیگری هم وجود دارند که ما می توانیم از آنها برای نامگذاری فرایندهای درون فردی استفاده کنیم.مثل اصطلاحات «تفکر»،«شناخت »
بنابراین ما اصطلاح ارتباط را بین دو یا چند نفر اتفاق می افتد استفاده می کنیم.
ویژگی اساسی شماره 2
ارتباط یک فرآیند است:
ارتباط یک فرآیند پیچیده است. اگر ما مفهوم فرآیند را قبول داشته باشیم حوادث و روابط را پویا و همیشه در حال تغییر می بینیم وقتی که به چیزی برچسب «فرآیند»می زنیم می خواهیم بگوییم که ساکن و بدون تغییر نیست بلکه در حال حرکت است.اجزای درون یک فرآیند با یکدیگر ارتباط دارند هرکدام از آنها اجزاء دیگری را تحت تاثیر قرار می دهند.
ویژگی اساسی شماره 3
ارتباط یک کنش اثرپذیر است:
اگر ارتباط را صرفاً یک «عمل» فرض کنیم به منبعی نگاه کردیم که پیام را برای گیرنده فرستاده است این نگرش خطی و یک طرفه به ارتباط «مدل تزریقی زیر پوستی ارتباط» نامیده شده است.
اگر به ارتباط از دیدگاه «تعامل» بنگریم از مدل تزریقی زیر پوستی فراتر رفته ایم و اهمیت بازخورد گیرنده را در نظر گرفته ایم یعنی نه تنها باید به پیامهای فرستنده بلکه به عکس العمل گیرنده هم توجه کرده باشیم .
ویژگی اساسی شماره 4
ارتباط نمادین:
یعنی انجام ارتباط خود نشانگر چیز دیگری است.می توان ماهیت نمادین ارتباط را در «زبان»مشاهده کرد.
همه زبانها نمادین هستند همانطور که لغات نمایانگر دیگر چیزهاست.مثلاًلغت «کتاب» این لغت سمبل ترکیبی از صفحات کاغذی ،جلد و چسب است .
همچنین ماهیت نمادین ارتباط را در ارتباط «غیر کلامی» می توان مشاهده کرد.پیامهای غیر کلامی که ما در محیطهای سازمانی می فرستیم یا دریافت می کنیم با ماهیت نمادین آنها شناخته می شوند مثلاً وقتی که برای یک مصاحبه شغلی ،کت و شلوار می پوشید آن لباس می تواند نشانه خیلی چیزها باشد.مثل احترام شما برای شرکت..
ویژگی اساسی شماره 5
ارتباط هدفمند:
این مفهوم باعث به وجود آمدن مجادله های زیادی در زمینه ارتباط شده است.مثلاً:آیا هدف ،واقعاً یک ویژگی اساسی ارتباط است و همچنین هدف چه کسی در نظر گرفته می شود:فرستنده یا گیرنده.
به جای یک کاسه کردن رویدادها با ارتباط ، از ارتباط نسبت داده شده و تلاش برای ارتباط استفاده کرده اند تا اطلاعات مهمی درباره گیرنده و فرستنده در یک عملکرد ارتباطی ارائه کنند.
مهارتهايي براي توسعه ارتباطات سازماني
1- رويكرد ارتباط و نفوذ بر كاركنان
به نظر شما چرا دو نفر كه تحت مديريت يك مدير هستند، نسبت به يك موضوع عكسالعملهاي متفاوتي نشان ميدهند؟ در پاسخ ميتوان گفت كه اين موضوع به نحوه برقراري ارتباطات سازماني و انساني برميگردد. ارتباطات سازماني رويكردي است كه بين كاركنان و از جمله يك مدير و كاركنان تحت مديريت وي اتفاق ميافتد. در واقع بخش مهمي از ارتباطات سازماني همان كنشهاي متقابل بين كاركنان يك سازمان است و عموماً بين مديران، كاركنان، مدير و كارمندان، مديران و كارشناسان، صف و ستاد و …. به طور عام رخ ميدهد. روشن است هر يك از كاركنان و مديران سازمانها داراي سبك و شيوه ارتباطي خاصي هستند كه بايد مورد توجه قرار گيرد، بنابراين مدير موصوف كارخانه صنعتي ميبايست با كارگران مذكور ارتباط يكسان و همانند برقرار ميكرد؟
2- فرآیند پذیرش
پدیرش دستور آسان نیست! هنگامي كه يك فرد با ايدهاي مواجه ميشود، قبل از پذيرفتن و متابعت از آن مراحلي را ميگذراند. مجموعه اين مراحل را «فرايند پذيرش» ميگويند. در پايان اين فرايند است كه فرد تصميم ميگيرد آن ايده را قبول و يا رد كند. مديران كه همواره ايدههاي خود را به كاركنان ارائه ميكنند، ميبايست از چگونگي فرايند پذيرش آگاهي كافي داشته باشند تا كاركنانشان را در قبول و پيروي از ايدهها تشويق نمايند.
2-1- مراحل پذيرش ایده
در مرحله اول شخص اطلاعاتي درباره ايده، محصول و يا عمليات ارائه شده كسب ميكند. يعني وي تنها يك آگاهي كلي درباره موضوع به دست ميآورد.
در مرحله دوم، شخص مايل است در مورد جزئيات و ويژگيهاي آن ايده، اطلاعات بيشتري به دست آورد. براي اين كار بيشتر مطالعه ميكند و به جستجو و تفحص ميپردازد.
2-2- عوامل ارتباطي بازدارنده
موانع بسيار زيادي بر سر راه پذيرش ايدهها و دستورهاي سازماني قرار دارند كه كاركنان را با چالشهاي متعدد مواجه ميسازند. برخي ازمهمترين آنها به اين شرح است:
الف– ناآگاهي: فرد ممكن است به دليل ارضا نشدن نيازهاي اساسي خود به ايدهها و انجام وظايف توجهي نكند.
ب- بيعلاقگي: ايدهها، وظايف و دستورهاي سازماني ممكن است با نگرشها، علائق و رويكرد ارتباطي فرد سازگار نباشند.
ج- عدم وجود شرايط: گاهي ممكن است فرد به دليل فقدان شرايط و امكانات لازم، ايدهها را نپذيرد. در اين گونه موارد حتي ارتباط دوستانه مديران بياثر خواهد بود.
د- پيامهاي اشتباه: ارتباط يعني هر چيزي مورد قبول و پذيرش قرار گيرد. اگر اطلاعات و پيام ارائه شده از سوي مديران يا ساير منابع نادرست باشد، اين خطر وجود دارد كه هر آنچه را از آن پس همان مدير يا منبع ارسال ميكند مورد پذيرش قرار نگيرد.
ه- تراکم پیامها: ارائه پيام كمتر، به شرط كامل و جامع بودن مفيدتر است. تراكم پيامها باعث سردرگمي كاركنان خواهد شد. پس مديران بايد ميزان پيامها، ايدهها، دستورات و عمليات مورد نياز را تعيين و بر اساس پتانسيل هر يك از كاركنان به آنان ابلاغ كنند. گاهي يك مدير براي انجام يك كار، چندين بار كارمند مربوطه را فرا ميخواند و پيدرپي براي انجام بهتر كار به وي تذكر ميدهد. آيا اين رفتار را تاييد ميكنيد؟
2-3- عوامل ارتباطي بازدارنده براي پذيرش ايدهها و وظايف جديد از سوي كاركنان
برخي از عوامل ارتباطي بازدارنده براي پذيرش ايدهها و وظايف جديد از سوي كاركنان عبارت است از:
§ نارسا بودن صدا
§ كيفيت ضعيف صدا و تصوير
§ كمبود يا فقدان رسانههاي ارتباطي
§ محدوديت در اشاعه اطلاعات بين كاركنان
§ بيسوادي يا كمسوادي كاركنان
§ ناتواني درك مطلب
§ زبان متفاوت (فرستنده و گيرنده پيام زبان واحدي ندارند)
§ مشغوليتهاي ذهني
§ وضع نامناسب فيزيولوژيكي
§ خستگي و فشار كار
§ ارسال پيدرپي پيام (تراكم پيامها)
§ نگرانيهاي شخصي
§ كمبود يا فقدان بازخورد
3- آیا شيوه ارتباط با همه كاركنان يكسان است؟
آيا شنيدهايد كه ميگويند از جنبه ارتباطي هر فرد قلق خاصي دارد؟ هر فرد موجودي است كاملاً متمايز با ديگران كه واكنشهاي او درجزييترين موارد با ديگر افراد متفاوت است. شيوه بروز واكنش هر فرد به يك موضوع، به سبك و روش ارتباطي او با جامعه بستگي دارد.
4- مديران و ارتباطات سازماني
برخي مديران خصوصاً در آغاز كار خود علاقه و اعتقاد جدي به ارتباطات درونسازماني ندارند زيرا به نظر آنان عامل ارتباط سازماني مستقيماً تاثيري در افزايش توليد، صرفهجويي در صرف منابع، تحقق اهداف سازماني و … ندارد. اين گروه از مديران به نمونههاي زيادي اشاره ميكنند كه مدير به جهت برقراري ارتباط نرم و ملايم، در چنگ زيردستان خود گرفتار شدهاند. اين درحالي است كه نظريههاي مديريت و رهبري نشان ميدهند مديري با هوش و موفق است كه بداند و بتواند از طريق تنظيم ارتباطات و رفتار سازماني موثر با زيردستان موجب افزايش توليد، كاهش هزينهها و … گردد. به اعتقاد نظريهپردازان علم مديريت، برقراري ارتباط انساني و سازماني به اين معنا نيست كه مدير برقراركننده ارتباط نرم و اغماضگر با كاركنان باشد و نيز اين مفهوم را نميتوان از آن استنباط كرد كه مدير الزاماً بايد به صورت غير انساني و بيرحمانه با زيردستان خود رابطه منجمد برقرار سازد.
5– ارتباط و رضايت شغلي
نارضايتي كاركنان از شغل و حرفه خود، عوارض و پيامدهاي متعددي را در پي خواهد داشت. يكي از مهمترين نشانههاي نارضايتي شغلي تنزل روحيه فرد و ايجاد تزلزل و ترديد در اوست. در اينجا اين سوال پيش ميآيد كه آيا ايجاد رضايت شغلي در كاركنان در زمره وظايف و مسئوليتهاي مديران و سرپرستان است؟ واقعيت اين است كه همان قدر كه سازمان در برقراري و تنظيم روابط انساني خوب ميتواند موثر باشد، مديران نيز تاثير گذارند. ميتوان گفت وقتي كه سازمان به مدير اجازه ميدهد تا فضاي مناسبي را براي كار ايجاد كند، در واقع انجام وظايف مديريتي او را تسهيل نموده و در انجام موثر و روان آن وظايف كمك كرده است. در اين ميان نقش كاركنان در وظيفه اصلي مدير به تنظيم ارتباطات شخصي و سازماني با زيردستان خود مربوط ميشود.
تاثیر ارتباط
وقتی که به ارتباط ، مفهوم نمادین می دهیم بین نشانه های کلامی و غیر کلامی لغزش می بینیم
همینطور ما ارتباط را « فرآیندی » و به عنوان « کنش اثرپذیر» تعریف کردیم که نشان دهنده پیچیدگی ارتباط است.
به طورخلاصه می توانیم ببینیم که«ارتباط سازمانی »کاملاًمتمایز از ارتباط در دیگر محیط ها و دیگر انواع رفتار درون سازمانی است و همینطور ارتباط سازمانی را می توان هم درون و هم بیرون مرزهای سازمانی دید.
برای اينکه يک انديشه به واقعيت بپيوندد بايد برنامه ای وجود داشته باشد و هنگامی که يک برنامه توسعه میيابد بايد با افرادی که درگير اجرای آن هستند ارتباط برقرار شود. در اين زمينه ارتباطات وسيله به دست آوردن حاصل کار از ديگران به شمار ميرود و به عنوان فرآيند انتقال و دريافت اطلاعات تعريف ميشود.
ارتباطات نقطه آغاز کليه وظايف مديريتی است. بدون ارتباطات، برنامه ريزی، سازماندهی و کنترل مقدور نيست زيرا درک اطلاعات وانتقال آنها ممکن نيست.